PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO AN PHÚ
TRƯỜNG THCS KHÁNH AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số : /HD-THCSKA
Khánh An, ngày 16 tháng 11 năm 2015


HƯỚNG DẪN
Việc thực hiện một số loại hồ sơ quản lý học sinh

I. YÊU CẦU CHUNG
Nhiệm vụ quản lý học sinh (HS) của trường phổ thông có thể phân thành hai lĩnh vực: quản lý số lượng và quản lý chất lượng. Tùy theo nội dung quản lý của mỗi lĩnh vực, nhà trường phải thực hiện những loại hồ sơ phục vụ cho yêu cầu quản lý HS.
Để quản lý chặt chẽ số lượng HS thuộc địa bàn trách nhiệm, nhà trường phải thực hiện các loại hồ sơ như hồ sơ huy động HS vào trường, đặc biệt HS đầu cấp học; vận động HS bỏ học trở lại trường; hồ sơ HS bỏ học giữa chừng; hồ sơ HS chuyển đi, chuyển đến, lên lớp, lưu ban, rèn luyện trong kỳ nghỉ hè... Mỗi loại hồ sơ có kèm chứng từ theo quy định. Bên cạnh đó còn phải ghi nhận và lưu trữ đầy đủ những chi tiết về quá trình học tập của HS trong thời gian các em học tại trường trong suốt một khóa học vào các hồ sơ liên quan.
Về quản lý chất lượng, nhà trường phải thực hiện nhiều loại hồ sơ liên quan đến hoạt động dạy-học và các hoạt động khác được tổ chức trong và ngoài trường theo yêu cầu nhiệm vụ của từng năm học.
Hướng dẫn này chỉ trình bày những vấn đề liên quan đến việc thực hiện một số hồ sơ quản lý HS tạm gọi là quản lý về mặt số lượng.
II. MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
1. Một số loại sổ
- Sổ đăng bộ.
- Sổ phổ cập giáo dục.
- Sổ theo dõi tình hình HS bỏ học (Điều lệ nhà trường không nêu nhưng thực hiện theo yêu cầu của ngành). Chứng từ về HS bỏ học.
- Sổ gọi tên và ghi điểm.
- Học bạ của HS.
- Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
- Sổ theo dõi HS chuyển đi kèm chứng từ chuyển đi.
- Sổ theo dõi HS chuyển đến kèm chứng từ chuyển đến.
- Sổ ghi đầu bài.
- Sổ cấp văn bằng tốt nghiệp.
- Sổ cấp Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình (giấy chứng nhận tạm thời).
2. Những chứng từ liên quan
- Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 6.
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở.
- Các Biên bản họp xét hạnh kiểm HS (cuối học kỳ, cuối năm học).
- Các Biên bản họp xét lên lớp, lưu ban, thi lại, rèn luyện trong kỳ nghỉ hè.
- Danh sách HS lên lớp; danh sách HS lưu ban; danh sách HS thi lại; danh sách HS rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè nếu có.
- Kết quả thi lại (bài thi lại, bảng điểm…).
- Biên bản họp xếp loại lại sau khi HS đã rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè; sau khi có kết quả thi lại.
- Danh sách HS thi lại được lên lớp và có bổ sung các HS này vào danh sách các lớp của năm học mới.
- Danh sách HS sau thi lại phải lưu ban; HS phải lưu ban sau khi rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè nếu có.
- Danh sách HS bỏ học giữa chừng trong năm học.
- Danh sách HS bỏ học trong hè.
- Danh sách HS có nguy cơ bỏ học (đang học).
- Hồ sơ vận động HS bỏ học trở lại trường (bỏ học lúc đang học và bỏ học của những năm học trước).
- Hồ sơ HS xin chuyển đi.
- Hồ sơ HS chuyển đến.
Và một số loại hồ sơ khác.
III. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MỘT SỐ LOẠI SỔ
1. Sổ đăng bộ
- Sổ này dùng để ghi tên những HS vào lớp đầu cấp (mới tuyển) hàng năm học; HS nơi khác chuyển đến mới bắtt đầu học tại trường; những HS (của trường) đã bỏ học từ những khóa học trước, nay trở lại học. Cần lưu ý để vào sổ đúng đối tượng, tránh nhầm lẫn.
- Đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối cuốn sổ; đóng dấu giáp lai giữa các trang.
- Sổ phải được ghi thứ tự quyển số …. ngay từ tờ bìa. Việc ghi số thứ tự của từng quyển sổ phải được thực hiện liên tục mỗi khi mở cuốn sổ tiếp theo. (Ví dụ nếu tính đến nay, trường đã thành lập được 30 năm, giả sử cứ hai năm học thực hiện hết 1 quyển thì đến nay trường đã viết đến quyển số 15. Mười lăm quyển sổ đăng bộ